Kapsam ve hukuki çerçeve
Aylık veya geçici vergi dönemi tercihine göre oluşturulan dosyaların zamanında yüklenmesi, saklanması ve okunabilir biçimde ibraz edilebilmesi gerekir. Bulut veya yerel yedek, asıl dosyanın bütünlüğünü korumalıdır.
E-Fatura, e-Arşiv, e-Defter ve diğer e-Belge süreçleri Vergi Usul Kanunu, GİB tebliğleri ve teknik kılavuzlarla birlikte yürütülür. Teknik portal işlemi ile vergisel kayıt sonucu aynı şey değildir; iptal, itiraz ve muhasebe düzeltmesi ayrı adımlar olabilir.
Temel kontrol başlıkları
- Dönem ve parça sırası
- Yevmiye-kebir-berat eşleşmesi
- GİB onaylı berat
- Dosya hash/bütünlüğü
- Yedek ve ibraz testi
Elektronik belge dosyasında XML, görüntü, sistem yanıtı, uygulama logu, muhasebe fişi ve taraf yazışmaları birlikte saklanmalıdır. Yalnızca PDF görüntüsünün bulunması teknik senaryo ve imza doğrulamasını göstermeyebilir.
Adım adım çalışma süreci
- 1
Dönem dosya envanterini çıkarın
- 2
Eksik veya mükerrer parça kontrolü yapın
- 3
Yevmiye/kebir ile berat adlarını eşleştirin
- 4
GİB onay durumunu doğrulayın
- 5
İki ayrı güvenli yedek oluşturun
- 6
Örnek bir dönemi görüntüleyerek ibraz testi yapın
Gerekli belgeler ve kayıtlar
- Yevmiye e-Defter dosyası
- Kebir e-Defter dosyası
- Berat ve GİB onaylı berat
- Muhasebe kapanış tutanağı
- Yedekleme raporu
- Görüntüleme/ibraz çıktısı
Uygulama örneği
Bir ayın üç parça yevmiye defteri varsa bunlara karşılık gelen kebir ve berat dosyaları aynı sıra ve dönemle bulunmalıdır. Tek bir eksik parça, dönem kayıtlarının tamamının ibrazını ve doğrulanmasını etkileyebilir.
Sık karşılaşılan hatalar
- Sadece berat saklamak
- Parça numarasını karıştırmak
- Onaysız beratla yetinmek
- Dosya adını değiştirerek bütünlüğü bozmak
- Yedekten geri dönüş testi yapmamak
Sık sorulan sorular
PDF çıktısı yeterli mi?
Hayır; asıl elektronik dosyalar ve doğrulama kayıtları saklanmalıdır.
Dosya adı değişir mi?
Teknik bütünlüğü ve eşleşmeyi bozabilecek değişiklikten kaçınılmalıdır.
Bulut yedek yeterli mi?
Erişim, bütünlük ve geri dönüş testi yapılmalı; tek kopyaya güvenilmemelidir.
Berat süresi sabit mi?
Dönem tercihi ve güncel GİB düzenlemesi kontrol edilir.
Resmî kaynaklar
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Teknik süreler ve yöntemler belge türüne, senaryoya ve GİB kılavuzlarının güncel sürümüne göre değişebilir. Somut işlem için güncel mevzuat ve belgeler üzerinden profesyonel değerlendirme yapılmalıdır.