Kapsam ve hukuki çerçeve
Belge seti üç katmandır: GİB sistemine gönderilen standart listeler, iade hakkını ve yüklenimi ispatlayan çalışma belgeleri, kontrol raporu veya eksiklik yazısına cevap veren destekleyici ekler.
KDV iadesinde tek ve değişmez bir belge listesi yoktur. İade hakkı doğuran işlem, nakden/mahsuben talep, teminat veya rapor yöntemi ve kontrol bulguları başlangıç setini değiştirir; görev günündeki resmî liste ayrıca doğrulanır.
Temel kontrol başlıkları
- Fatura-listede tarih ve tutar eşleşmesi
- İşlemin gerçekleşmesini gösteren özel belge
- Stok veya hizmet maliyeti bağlantısı
- Ödeme ve taraf teyitleri
- Beyanname ve düzeltme zinciri
Belge indeksi her dosyanın dönemini, işlem kodunu, kaynağını, sorumlusunu ve son sürümünü göstermelidir. Eksik veya sonradan alınan belge önceki kopyanın üzerine yazılmadan versiyonlanmalı; elektronik listenin ilgili satırıyla çift yönlü bağlantı kurulmalıdır.
Adım adım çalışma süreci
- 1
Dönem ve işlem türü için belge indeksi oluşturun
- 2
Satış, sözleşme ve teslim belgelerini sınıflandırın
- 3
Alış faturalarını stok, üretim veya proje koduyla eşleştirin
- 4
Beyanname ve devreden KDV zincirini kontrol edin
- 5
Talep ve mahsup belgelerini ayrı klasörleyin
- 6
Her kontrol bulgusu için cevap ve ek numarası oluşturun
Gerekli belgeler ve kayıtlar
- KDV1 ve düzeltme beyannameleri
- İndirilecek, yüklenilen ve satış faturaları listeleri
- Fatura XML/PDF ve muhasebe fişleri
- GÇB/ETGB, sözleşme, hakediş veya kabul tutanağı
- Stok, reçete, sarf ve maliyet kayıtları
- Banka dekontu, teyit ve karşıt inceleme tutanakları
Uygulama örneği
Hizmet ihracı dosyasında yabancı faturaya ek olarak hizmetin yurt dışındaki müşteri için yapıldığını ve sonucundan yurt dışında faydalanıldığını gösteren sözleşme, teslim çıktısı, kullanıcı kaydı, yazışma ve tahsilat belgeleri birlikte sunulmalıdır.
Sık karşılaşılan hatalar
- Liste satırı ile fatura görselinin uyuşmaması
- İşlem gerçekleşme belgesinin bulunmaması
- Faaliyet dışı alışların listede kalması
- GÇB kapanış tarihinin yanlış döneme alınması
- Eklerin numarasız ve toplu sunulması
Sık sorulan sorular
Bütün belgeler sisteme yüklenir mi?
Standart listeler sisteme gönderilir; diğer belgeler işlem türü ve talebe göre ibraz edilir.
Fatura PDF’i tek başına yeterli mi?
Elektronik faturada XML ve sistem kaydı, muhasebe ve işlem bağlantısıyla birlikte değerlendirilir.
Eksik belge sonradan verilebilir mi?
Çoğu durumda tamamlanabilir; ancak süreyi uzatabilir ve hak düşürücü süreler ayrıca izlenmelidir.
Dosya nasıl adlandırılmalı?
Dönem, belge türü, firma ve sıra numarası içeren tutarlı bir dosya adı standardı kullanılmalıdır.
Resmî kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı — Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliği
- Gelir İdaresi Başkanlığı — KDV İade Talebi Listelerini Gönderme Kılavuzu
- Gelir İdaresi Başkanlığı — e-YMM Tasdik Raporu Teknik Kılavuzu
- Gelir İdaresi Başkanlığı — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. KDV iade sonucu; işlem türü, dönem, tutar, belge seti, kontrol raporu ve güncel mevzuata göre değişir. Somut işlem için güncel mevzuat ve belgeler üzerinden profesyonel değerlendirme yapılmalıdır.