Kapsam ve değerlendirme çerçevesi
E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, berat, banka dosyaları, e-posta ve ERP çıktıları farklı doğrulama yöntemlerine sahiptir. Kişisel veri ve ticari sır içeren alanlarda kapsam kontrolü gerekir.
Temel kontrol başlıkları
- Asıl XML ve görüntü eşleşmesi
- E-defter ve berat bütünlüğü
- Belge-muhasebe fişi bağlantısı
- Dosya hash ve teslim kaydı
- İbraz kapsamı ve veri minimizasyonu
Adım adım uygulama
- 1
İnceleme yazısındaki dönem ve belge kapsamını çıkarın
- 2
Elektronik belgeleri asıl formatında envanterleyin
- 3
Muhasebe fişi ve defter yevmiye numarasıyla eşleştirin
- 4
Hash, berat ve doğrulama kontrollerini yapın
- 5
Gereksiz kişisel veya kapsam dışı veriyi ayırın
- 6
Teslim tutanağı ve dosya indeksini hazırlayın
Gerekli belgeler ve kayıtlar
- İncelemeye başlama ve ibraz yazısı
- E-fatura/e-arşiv XML dosyaları
- E-defter ve berat dosyaları
- Muhasebe fiş ve muavinleri
- Hash ve dosya envanteri
- Teslim/ibraz tutanağı
Uygulama örneği
Bir satış faturası incelenirken XML dosyası, görüntü, ERP kaydı, yevmiye maddesi ve banka tahsilatı tek indeks numarası altında bağlanır. Dosya tesliminden önce hash listesi oluşturularak hangi elektronik verinin hangi tarihte ibraz edildiği kayıt altına alınır.
Sık yapılan hatalar
- Yalnız PDF sunmak
- Dosya adlarını değiştirip kaynağı kaybetmek
- Berat ile defteri eşleştirmemek
- Kapsam dışı tüm posta kutusunu vermek
- Teslim edilen dosyaların kaydını tutmamak
Sık sorulan sorular
PDF e-fatura aslı mıdır?
Elektronik faturanın asıl formatı XML’dir; görüntü kullanıcı kolaylığı sağlar.
E-posta ibraz edilir mi?
İnceleme kapsamı ve hukuki dayanak çerçevesinde ilgili yazışmalar değerlendirilebilir.
Hash neden önemlidir?
Dosyanın teslimden sonra değişmediğinin izlenmesine yardımcı olur.
Resmî kaynaklar
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Vergisel sonuç; işlem türü, dönem, taraflar, tutar, belge seti ve güncel mevzuata göre değişebilir. Somut işlem için güncel belgeler üzerinden profesyonel değerlendirme yapılmalıdır.