Kapsam ve değerlendirme çerçevesi
Havale/EFT, çek, senet, kredi kartı, mahsup, grup şirketi ödemesi ve üçüncü kişi ödemeleri farklı belge setleri gerektirir. Cari hesap bakiyesi ile fatura bazlı ödeme eşleştirmesi birlikte yapılır.
Değerlendirme yapılırken işlem tarihi, tarafların hukuki durumu, belgenin niteliği, muhasebe kaydı ve beyanname sonucu aynı dosya içinde karşılaştırılır. Tek bir belge veya ekran görüntüsü, zincirin diğer halkalarıyla doğrulanmadan kesin sonuç oluşturmaz.
Vergi uygulamaları dönem ve somut olaya göre değişebileceğinden, çalışmanın tamamlandığı tarihte yürürlükte bulunan resmî düzenlemeler ve idari uygulamalar ayrıca kontrol edilmelidir.
Temel kontrol başlıkları
- Ödeyen ve alıcı hesap sahipliğiBelge, dönem ve muhasebe bağlantısı birlikte doğrulanmalıdır.
- Dekont açıklaması ve fatura referansıBelge, dönem ve muhasebe bağlantısı birlikte doğrulanmalıdır.
- Kısmi/toplu ödeme dağılımıBelge, dönem ve muhasebe bağlantısı birlikte doğrulanmalıdır.
- Çek-senet ciro ve tahsil zinciriBelge, dönem ve muhasebe bağlantısı birlikte doğrulanmalıdır.
- Üçüncü kişi ödemesinin hukuki dayanağıBelge, dönem ve muhasebe bağlantısı birlikte doğrulanmalıdır.
Kontrol seti, yalnız hata bulmaya değil; sonucun yeniden üretilebilir olmasına yöneliktir. Her bulgu için dayanak, değerlendirme, karar ve gerekiyorsa düzeltme adımı ayrı kaydedilmelidir.
Adım adım uygulama
- 1
Satıcı cari hesabını fatura bazında dökün
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
- 2
Banka hareketlerini tarih ve tutara göre eşleştirin
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
- 3
Toplu ödemeleri dağıtım tablosuyla faturalara bağlayın
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
- 4
Çek ve senetlerin tahsil/ciro kayıtlarını ekleyin
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
- 5
Üçüncü kişi veya grup ödemelerini sözleşmeyle açıklayın
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
- 6
Açık bakiye ve mahsupları mutabakatla doğrulayın
İşlem tamamlandığında dayanak belge, sorumlu kişi ve sonuç çalışma kağıdına kaydedilir. Böylece sonraki kontrolde aynı sonuca geri izlenebilir.
Gerekli belgeler ve kayıtlar
Belge seti işletmenin sektörü ve işlem yapısına göre genişleyebilir. Başlangıç kontrolünde aşağıdaki kayıtlar bir belge indeksiyle toplanmalıdır:
- Banka dekontları ve hesap ekstreleri
- Satıcı cari hesap muavini
- Çek/senet bordroları
- Cari hesap mutabakatı
- Mahsup ve virman fişleri
- Üçüncü kişi ödeme sözleşmesi veya talimatı
Elektronik belgelerde asıl dosya, doğrulama kaydı ve muhasebe bağlantısı birlikte saklanır. Dosya adları dönem, belge türü ve sıra numarası içerecek şekilde standartlaştırılır.
Uygulama örneği
Üç faturanın tek EFT ile ödenmesi hâlinde, dekont tutarı satıcı muavinindeki kapama kayıtlarıyla eşleştirilir ve hangi faturaya ne kadar pay verildiğini gösteren ödeme dağıtım tablosu hazırlanır. Dekont açıklamasında fatura numarası yoksa satıcı mutabakatı ve muhasebe fişi destekleyici olarak eklenir.
Örnek genel yöntemi açıklamaktadır. Gerçek uygulamada sözleşme hükümleri, işlem dönemi, belge içeriği ve güncel mevzuat üzerinden yeniden değerlendirme yapılır.
Sık yapılan hatalar
- Dekont açıklaması olmadan eşleşme varsaymak
- Toplu ödemeyi tek faturaya bağlamak
- Farklı unvanlı hesap sahibini açıklamamak
- Çekin yalnız teslim bordrosunu sunmak
- Cari hesap mahsuplarını belgesiz bırakmak
Dosya kapanış kontrolü
Rapor, beyanname, elektronik liste, muhasebe ve ek belgelerdeki dönem, tutar, VKN, fatura numarası ve açıklamalar birbiriyle uyumlu olmalıdır. Açıklanamayan farklar dosya tamamlanmadan çözülmelidir.
Sık sorulan sorular
Nakit ödeme kabul edilir mi?
İşlemin tutarı, mevzuat ve tevsik zorunluluğu ayrıca değerlendirilir; banka dışı ödeme yüksek risk taşır.
Üçüncü kişi ödeme yapabilir mi?
Hukuki ilişki ve borç kapama iradesi açık belgelerle gösterilmelidir.
Açık bakiye iade dosyasını engeller mi?
İşlem türü ve kontrol bulgusuna göre etkisi değişir; açık bakiye ayrıca açıklanmalıdır.
Resmî kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı — 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
- Gelir İdaresi Başkanlığı — Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliği
- Mevzuat Bilgi Sistemi
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Vergisel sonuç; işlem türü, dönem, taraflar, tutar, belge seti ve güncel mevzuata göre değişebilir. Somut işlem için güncel belgeler üzerinden profesyonel değerlendirme yapılmalıdır.